Değerli HERÇEV Gönüllüsü,                                   

Öncelikle vakfımıza gösterdiğiniz ilgi için çok teşekkür ederiz.

Her Çocuğa Eğitim Vakfı (“HERÇEV”) olarak kişisel verilerinizin gizliliğine ve güvenliğine önem veriyoruz. Mevzuattan kaynaklanan yükümlülüklere uygun şekilde hareket etmek de birincil önceliklerimizdendir. Bu kapsamda, veri sorumlusu olarak, işlenen kişisel verilerinize ilişkin 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu (“Kanun”) ve Genel Veri Koruma Tüzüğü (GDPR) kapsamında sizi bilgilendirmek isteriz.

Ne Tür Kişisel Verilerinizi İşliyoruz ve Bu Verilerinizi Nasıl Topluyoruz?

HERÇEV tarafından, faaliyetlerimiz sırasında;

  • katılım amacıyla doldurduğunuz başvuru formu, bağış formu vb. formlar vasıtasıyla bizimle paylaşabileceğiniz kimlik bilgileriniz (adınız, soyadınız, doğum tarihiniz), iletişim bilgileriniz (telefon numaranız, e-posta adresiniz, işyeri adresiniz, işyeri telefonunuz, bulunduğunuz ülke bilgisi), özlük bilgileriniz (iş deneyimleriniz, eğitiminiz, pozisyonunuz, fotoğrafınız),
  • çerezler vasıtasıyla otomatik yollarla toplanan işlem güvenliği bilgileriniz (IP adresiniz)
  • katılımcı işlem bilgileriniz (faaliyetlerimiz, projelerimiz, yarışmalarımız, bağışlarınız vb. kapsamında iletebileceğiniz soru ve talepleriniz, etkinliklerimize ilişkin geri bildirimleriniz) ve görüşmeler esnasında paylaşabileceğiniz diğer kişisel verileriniz işlenmektedir.

Bildiğiniz üzere Covid 19 pandemisi nedeniyle etkinliklerimiz ve faaliyetlerimiz hem online olarak hem de yüz yüze platformlarda gerçekleşmektedir.  Online toplantı / video konferans platformu ya da uygulamalarına kaydolmanız ve ilgili ürünlere ilişkin hesap oluşturmanız durumunda, kullanılan platformlar, sizden ek kişisel veri talep edebilir. Ancak bu gibi ek kişisel veriler, HERÇEV’in veri işleme amaçları kapsamında toplanmamaktadır. Uzaktan bağlantı sağlayan kurumlar tarafından istenebilecek bu kişisel veriler de bizlerle paylaşılmayacaktır. Bu nedenle, o firmaların da Gizlilik Politikasını da incelemenizi öneririz.

Ayrıca, etkinlik uzaktan bağlantı linkine tıklamanız halinde firma tarafından Gizlilik Politikası çerçevesinde çerezler de kullanılacaktır. Firmanın çerezleri üzerinde de kontrol yetkiniz bulunmaktadır. Çerez kullanımına ilişkin tercihlerinizi belirleyebilirsiniz.

Kişisel Verilerinizi Hangi Amaçlarla ve Hukuki Sebeplerle İşliyoruz?

Bildiğiniz üzere bu etkinlikler hiçbir kar amacı güdülmeden, vakfımızın amaçlarını gerçekleştirmek amacıyla bir araya gelinmesine ve  her çocuğa eğitim başta olmak üzere gelişmesine katkı sağlamak amacıyla gerçekleştirilmektedir. Bu amaçlar doğrultusunda, kişisel verileriniz, yalnızca gerekli olduğu ölçüde, KVKK m. 5/2 (f) ve GDPR 6/1(f) düzenlemesi uyarınca, temel hak özgürlüklerinize zarar vermeyecek ve aleyhinize hiçbir sonuç doğurmayacak şekilde, etkinliklerimizin sizler ve diğer katılımcılarımız için yararlı olabilmesi adına meşru menfaatimiz kapsamında

  • faaliyetlere katılım başvurunuzun değerlendirilmesi,
  • bağışlarınızın değerlendirilmesi,
  • etkinlik kapsamında ya da başka zamanlarda bizlere sorabileceğiniz sorulara cevap verilebilmesi ve katılımcılarımızın ve bağışcılarımızın faaliyetlerimizden beklediği faydaların gerçekleşmesi,
  • platformu etkin biçimde kullanmanızın ve diğer katılımcılar ile irtibat kurmanızın sağlanabilmesi, bağışlarınızın amacına uygun kullanımı
  • Geri bildirimlerinizin ve katılım istatistiklerinin analiz edilmesi, bu analizler sonucunda elde edilen anonim verilerin siz katılımcılarımıza ve hedef kitleye yönelik organize edilebileceğimiz sonraki etkinlikler için değerlendirilmesi,
  • Etkinliklerimizin ve her türlü vakfın amacına dönük faaliyetlerimizin kalitesi, yetkinliği, güvenilirliği, hukuka ve Vakfımız politikalarına uygun gerçekleştirilebilmesini temin etmek için hukuki ya da idari denetim çalışmalarının yapılması ve etkinliklerimiz için gerekli görevlendirmelerin yapılabilmesi

amaçlarıyla işlenebilecektir.

Verilerinizin Güvenliği için Aldığımız Önlemler Nelerdir?

HERÇEV olarak hem fiziki hem de dijital ortamlarda gerekli güvenlik önlemlerini almak için yüksek bir çaba gösteriyoruz. Erişim,  bilgi güvenliği, kullanım, saklama ve imha konularında kurumsal politikalarımız kapsamında; çalışanlarımızı bu konularda bilinçlendirmek için eğitimler düzenliyor, çalışanlara yönelik veri güvenliği hükümleri içeren disiplin düzenlemelerini uyguluyor, erişim yetkilerini belirlemek için yetki matrisleri oluşturuyor, görev değişikliği olan ya da işten ayrılan çalışanların bu alandaki yetkilerini kaldırıyoruz.

Digital ortamlarımızda güncel yazılımlar, anti-virüs sistemleri ve ve yüksek nitelikte güvenlik duvarları kullanıyor, aldığımız siber güvenlik önlemleri sayesinde yetkisiz kişilerin erişimini engelliyoruz. Kağıt yoluyla aktarılan kişisel veriler için ise ekstra güvenlik tedbirleri alıyor ve ilgili evrakları gizlilik dereceli belge formatında saklıyoruz.

Tüm bunlara ek olarak eğer, kişisel veri güvenliği ile ilgili bir sorun ortaya çıkarsa bunları hızlı bir şekilde raporluyor ve gerekli aksiyonları alıyoruz.

Verilerinizi Ne Kadar Süre Saklıyoruz?

Başvurunuzun kabul edilmesinin ardından, faaliyetimiz için sistemlerimize sizin adınıza bir kayıt oluşturuyoruz. Dilerseniz faaliyet sonrasında sistemlerimizde adınıza oluşturulmuş kaydı silebilirsiniz. Tarafınızca silinmediği sürece, bir sonraki faaliyetlerde kullanılmak üzere, sistemlerimizde kayıtlı bilgileriniz saklanacaktır. Ancak, 5 yıl boyunca üst üste vakfımızın etkinliklerine veya faaliyetlerine katılım göstermediğiniz takdirde, sistemlerimizde kayıtlı bilgileriniz otomatik olarak silinecektir.

HERÇEV olarak, yürürlükteki mevzuattan kaynaklanan haklarımız ve yükümlülüklerimiz saklı kalmak kaydıyla, KİŞİSEL VERİLERİN İŞLENMESİ AYDINLATMA METNİ’nde yer alan sahip olduğunuz bu hakları istediğiniz her zaman ve en uygun şekilde kullanabileceğinizi taahhüt ederiz. 

Kişisel verilerinize ilişkin tüm sorularınız ve tüm talepleriniz için bizimle aşağıda bulunan bilgiler aracılığıyla iletişime geçebilirsiniz

KİŞİSEL VERİLERİN İŞLENMESİ AYDINLATMA METNİ

VERİ SORUMLUSUNUN KİMLİĞİ

6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu’nu (“KVK Kanunu”) ve Genel Veri Koruma Tüzüğü (GDPR) uyarınca, “Veri Sorumlusu” sıfatına sahip Her Çocuğa Eğitim Vakfı (“HERÇEV”) tarafından kişisel verileriniz, aşağıda açıklanan kapsamda işlenebilecektir.

KİŞİSEL VERİLERİNİZİN İŞLENME AMACI VE HUKUKİ SEBEBİ

Kişisel verileriniz KVK Kanunu ve ikincil düzenlemelere uygun olarak aşağıda belirtilen amaçlar ve hukuki sebepler çerçevesinde işlenmektedir:

KVK Kanunu’nun 5/1 maddesinde düzenlenen “açık rıza” hukuki sebebine dayalı olarak kişisel verileriniz; açık rıza vermiş olmanız halinde etkinlik ve faaliyetlerimizle ilgili tanıtım, iletişim, reklam, pazarlama, satış, bağış, yarışma, kampanya içerikli ticari elektronik ileti gönderilmesi; faaliyetlerimiz ve hizmetlerimizin tanıtımı, reklam, kampanya, promosyon ve pazarlama süreçlerimizin yürütülmesi amaçlarıyla işlenecektir. Kişisel verileriniz, ticari iletişim izni geçerli olduğu sürece ve izin geri alındıktan sonra mevzuatta öngörülen ve makul sürelerle saklanmaktadır.

KVK Kanunu’nun 5/2 (a) bendinde düzenlenen “kanunlarda açıkça öngörülmesi” hukuki sebebine dayalı olarak kişisel verileriniz; başta Türk Ticaret Kanunu ve Vergi Usul Kanunu olmak üzere Vakfımızın tabi olduğu mevzuattan doğan yükümlülüklerinin yerine getirilmesi ve haklarının tesisi, yasal beyanname ve bildirimlerin düzenlenmesi amaçlarıyla işlenecektir.

KVK Kanunu’nun 5/2 (e) bendinde düzenlenen “bir hakkın tesisi, kullanılması veya korunması” hukuki sebebine dayalı olarak kişisel verileriniz; olası uyuşmazlıklarda ispat vesilesi olması, hukuki danışmanlık ve teknik destek alınabilmesi amaçlarıyla işlenecektir.

KVK Kanunu’nun 5/2 (c) bendinde düzenlenen “sözleşmenin kurulması ya da ifası” hukuki sebebine dayalı olarak kişisel verileriniz, sizin veya çalıştığınız kurumun tarafı olduğu sözleşmenin imzalanması aşamasında imza yetkililerinin kontrolünün sağlanması, cari hesap açılışı ile ödeme ve tahsilat işlemlerinin gerçekleştirilmesi, sözleşmenin ifası, yükümlülüklerin yerine getirilmesi ve devamının sağlanması, üyelik ilişkileri kapsamında gerekli iletişimin sağlanması, iş ve stratejilerinin geliştirilmesi, uygulanması amaçlarıyla; ayrıca ödeme ve tahsilat işlemlerinin gerçekleştirilmesi amaçlarıyla işlenecektir.

KVK Kanunu’nun 5/2 (ç) bendinde düzenlenen “veri sorumlusunun hukuki yükümlülüğünü yerine getirebilmesi” hukuki sebebine dayalı olarak kişisel verileriniz; yasal beyanname ve bildirimlerin düzenlenmesi, HERÇEV’in tabi olduğu mevzuatta öngörülen saklama sürelerine uyulması ve ilgili mevzuatta öngörülen diğer yükümlülüklerin yerine getirilmesi, mahkemeler ve bilgi talep eden kamu kurum ve kuruluşlarının taleplerinin ve sair yasal yükümlülüklerin yerine getirilmesi amaçlarıyla işlenecektir.

KVK Kanunu’nun 5/2 (f) bendinde ve GDPR 6/1(f)  düzenlenen “veri sorumlusunun meşru menfaati” hukuki sebebine dayalı olarak kişisel verileriniz; memnuniyetinin sağlanması ve kalite standartları süreçlerinin yürütülmesi, vakıf içindeki operasyonel faaliyetlerin gerçekleştirilmesi, vakfın amacının gerçekleştirilmesine yönelik, iç denetim soruşturma faaliyetlerinin gerçekleştirilmesi, işlem güvenliğinin sağlanması, kişisel verilerinizi güvenli bir şekilde saklamak için veri yedekleme ve depolama amaçlarıyla işlenebilecektir.

KİŞİSEL VERİ TOPLAMANIN YÖNTEMİ

Kişisel verileriniz HERÇEV tarafından farklı kanallarla fiziki ya da elektronik ortamda bizzat sizlerden ya da sizlerin Vakfımıza iletilmesi amacıyla açıkladığınız üçüncü kişilerden toplamaktadır.

KİŞİSEL VERİLERİNİZİN AKTARILMASI

Toplanan kişisel verileriniz, KVK Kanunu’nun 8. ve 9. maddelerinde düzenlenen kişisel verileri işleme şartları çerçevesinde vakfımızın amaçlarını gerçekleştirebilmek amacıyla aktarılabilecektir.

KVK Kanunu’nun 5/2(c) bendinde düzenlenen sözleşmenin kurulması ve ifası hukuki sebebine dayanılarak; kişisel verileriniz, gerekli ödeme ve tahsilat işlemleri için ilgili bankaya ve ödeme ve tahsilat işlemlerinin kredi kartı/banka kartı ile gerçekleştirilmesi halinde ilgili işlemler için hizmet alınan firmaya; hediye ya da alım yapılan ürünlerin tarafınıza ulaştırılması amacıyla kargo firmalarına aktarılabilecektir.

KVK Kanunu’nun 5/2 (ç) bendinde düzenlenen HERÇEV’nin hukuki yükümlülüğünü yerine getirilebilmesi için veri işlemenin zorunlu olması veri işleme şartına dayanılarak; kişisel verileriniz, gerekli hallerde mahkemeler ve bilgi talep eden kamu kurum ve kuruluşları ile mali müşavir/muhasebe firmalarına aktarılabilecektir.

KVK Kanunu’nun 5/2 (e) bendinde düzenlenen bir hakkın tesisi, kullanılması veya korunması için veri işleme şartına dayanılarak; kişisel verileriniz, olası uyuşmazlıklarda ispat vesilesi olması, hukuki danışmanlık ve teknik destek alınabilmesi, sözleşmenin uygulanabilmesi, tarafların yükümlülüklerine uyup uymadığının denetlenebilmesi amaçlarıyla hukuk büroları ve diğer danışmanlara aktarılabilecektir.

KVK Kanunu’nun 5/2 (f) ve GDPR 6/1(f) bendinde düzenlenen veri sorumlusunun meşru menfaati hukuki sebebine dayanılarak; kişisel verileriniz, ticari güvenliğin sağlanması, kişisel verilerinizi güvenli bir şekilde saklamak, muhasebe programı ve arşiv hizmetlerinden yararlanma amaçlarıyla muhasebe programlarına, depolama, yedekleme ve arşiv firmalarına; finans ve muhasebe işlerinin yürütülmesi, yönetim faaliyetlerinin gerçekleştirilmesi amaçlarıyla denetim şirketlerine aktarılabilecektir.

KVK Kanunu’nun 9/1 fıkrasında yer alan açık rıza veri işleme şartına dayanılarak; kişisel verileriniz, reklam, pazarlama ve tanıtım faaliyetlerinin yürütülmesi amaçlarıyla sosyal medya hesapları aracılığıyla (Instagram, Facebook, Twitter vb.) 3. kişilerle; depolama ve arşiv süreçlerinin yürütülmesi, bulut, e-posta hizmetlerinden yararlanılması amaçlarıyla sunucusu yurt dışında bulunan veri depolama ve/veya bulut hizmeti tedarikçisi (Microsoft Corporation, AZUR, MS Office 365, Google Drive) firmalara aktarılabilecektir.

KİŞİSEL VERİLERİNİZİN SAKLANMASI

Kişisel verileriniz, KVK Kanunu’nun 5. maddesinin “c”, “ç” ve “f” bentlerindeki düzenlemelere dayalı olarak ve KVK Kanunu’nun 4. maddesinde belirtilen genel ilkelere uygun şekilde muhafaza edilir; KVK Kanunu’nun 7. maddesine göre düzenlenen Silme ve İmha Politikası’nda belirtilen süreler dikkate alınarak saklanır ve imha süresi içinde imha edilir.

KİŞİSEL VERİLERİNİZ ÜZERİNDEKİ HAKLARINIZ

Kişisel veri sahibi olarak:

  • Kişisel verilerinizin işlenip işlenmediğini öğrenme,
  • Kişisel verileriniz işlenmişse buna ilişkin bilgi talep etme,
  • Kişisel verilerinizin işlenme amacını ve bunların amacına uygun kullanılıp kullanılmadığını öğrenme,
  • Yurt içinde veya yurt dışında kişisel verilerinizin aktarıldığı üçüncü kişileri bilme,
  • Kişisel verilerinizin eksik veya yanlış işlenmiş olması hâlinde bunların düzeltilmesini isteme ve bu kapsamda yapılan işlemin kişisel verilerinizin aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini isteme,
  • 6698 sayılı Kanun ve ilgili diğer kanun hükümlerine uygun olarak işlenmiş olmasına rağmen, işlenmesini gerektiren sebeplerin ortadan kalkması hâlinde kişisel verilerinizin silinmesini veya yok edilmesini isteme ve bu kapsamda yapılan işlemin kişisel verilerinizin aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini isteme,
  • İşlenen verilerin münhasıran otomatik sistemler vasıtasıyla analiz edilmesi suretiyle aleyhinize bir sonucun ortaya çıkmasına itiraz etme,
  • Kişisel verilerin kanuna aykırı olarak işlenmesi sebebiyle zarara uğraması hâlinde zararın giderilmesini talep etme haklarına sahipsiniz.

VERİ SORUMLUSUNA BAŞVURU

Kişisel veri sahipleri olarak, haklarınıza ilişkin taleplerinizi KVK Kanunu’nun 13. maddesinin 1. fıkrası gereğince yazılı veya Veri Sorumlusuna Başvuru Usul ve Esasları Hakkında Tebliğ’de (https://www.resmigazete.gov.tr/eskiler/2018/03/20180310-6.htm) düzenlenen yöntemlerle iletmeniz durumunda HERÇEV,talebin niteliğine göre talebi en kısa sürede ve en geç otuz gün içinde ücretsiz olarak sonuçlandıracaktır. Ancak, işlemin ayrıca bir maliyeti gerektirmesi hâlinde, HERÇEV tarafından Kişisel Verileri Koruma Kurumu tarafından belirlenen tarifedeki ücret alınacaktır.

Yukarıda belirtilen haklarınızı kullanmak için kimliğinizi tespit edici gerekli bilgiler ile birlikte KVK Kanunu’nun 11. maddesinde belirtilen haklardan kullanmayı talep ettiğiniz hakkınıza yönelik açıklamalarınızı içeren talebinizi; internet sitemizdeki başvuru formunu doldurarak basılı halde imzalı bir nüshasını adresimize gönderebilir, bizzat elden iletebilir, noter kanalıyla veya ilgili formu KEP adresimize güvenli elektronik imzalı olarak iletebilirsiniz.

İletişim bilgilerimiz aşağıdaki gibidir:

HER ÇOCUĞA EĞİTİM VAKFI (HERÇEV)

Adres: Kocatepe Mahallesi, Yağ iskelesi caddesi No:35/59 34045, Bayrampaşa, İstanbul

Telefon: 0552 646 24 05

E-posta: [email protected]

Kep Adresi:

Aydınlatma Metni’ni okuduğumu, anladığımı ve bu Form vasıtasıyla kişisel verilerini paylaştığım üçüncü kişileri, verilerinin işlenmesi konusunda asgari olarak bu metinde yer alan hususları içerecek şekilde bilgilendirdiğimi beyan ederim.   …/…/202…

Ad Soyad:

İmza: